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【技术介绍】WPS文档批量操作小技巧 [复制链接]

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银光图片

WPS文档批量操作小技巧

    WPS已逐渐成为日常办公的主要工具,为了更加高效办公,省时省力,WPS中有许多潜在功能,今天我就以WPS文档为例,和大家分享一些批量操作技巧我主要介绍以下四个功能的批量操作方法,分别是邮件合并、查找替换、选择、图片工具。

最后编辑高珠怡 最后编辑于 2024-08-30 23:08:38
本主题由 超级管理员 酸牛奶 于 2024/7/23 15:48:42 执行 移动主题 操作
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一、邮件合并

    首先是邮件合并功能,主要用于批量制作获奖证书、座位签、信件、请柬、成绩单等。日常校内开展各类科学活动时,便需要制作奖状,邮件合并功能可以帮助我们用一个模板解决多张奖状。现在我给大家演示一下。

    打开奖状模板,选择引用菜单下的邮件,打开数据源,选择对应的工作表,这边注意工作表不能使用以xlsx为拓展名的文件格式,否则会出现错误。需要选择xls文件格式,根据奖状中对应位置所需内容进行定位,插入合并域,全部完成后,点击查看合并数据,确认正确后,合并到新文档,选择全部,保存就完成了。

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二、查找替换

    查找替换功能应用范围较广,包括批量删除空格空行、数字、字母,批量添加符号、内容,批量替换内容、字体颜色等。其中批量替换文字内容等大部分老师都是日常频繁使用的,今天主要就批量删除空格空行为例进行运用。

平时我们查找网络资料,对页面内容进行复制粘贴至文档后会发现,原本的文字段落中会有很多空格或空行,这个时候我们可以采用查找替换功能。

    首先对于空格,选择段落,点击替换,在查找内容中输入空格,替换为中不输,点击替换即可。空行操作稍复杂些,全选文档,替换,光标定位至查找内容,选择特殊格式,添加两个段落标记(^p^p)替换为中添加一个段落标记(^p),点击替换,这个时候我们会发现还有些空行,这时我们再重复上述操作,直至空行全部删除。

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三、选择

    开始菜单下,最右侧有个选择功能,可用于批量修改格式相似文本,批量处理图片,全选内容,虚框选择表格等。

    以批量修改文本为例,选择标题,点击选择,选择格式相似文本,可以看到所有相似标题均被选择,此时可以修改段落、文字等,其中段落修改时我们可以设置大纲级别。完成主标题设置,再进行副标题设置,1级2级大纲的设置可以方便我们通过导航窗格定位,对于文字较多的文档,这样做后快捷度更为显著。

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四、图片工具

    点击图片时,会出现图片工具,可以看到有个批量处理功能,其中包括图片的批量导出、压缩、裁剪、改尺寸等。

    以批量导出为例,点击图片,右移选择批量处理,批量导出图片,修改导出位置,导出图片,这个功能可结合批量压缩功能一起用于日常发帖。

    希望我的分享对各位老师的日常工作有所帮助。

最后编辑高珠怡 最后编辑于 2023-08-13 14:48:43
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学到了许多,高老师分享的技巧十分实用!
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这些技巧很受用!
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批量处理的功能很好用,统一格式很方便。
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这些技巧很好用,学习了,谢谢分享
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现在是网络办公时代,学习一些文档、表格使用小技巧真的很实用,这也是我们作为老师最起码的必备技能。
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最喜欢批量、因为方便
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谢谢分享
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谢谢介绍!
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高老师的分享的小技巧很实用,要慢慢摸索才能得心应手。
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感谢分享,不错不错。
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这些技巧技能非常实用
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学习了,wps蛮好用的
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这些技巧很好用,学习了,谢谢分享
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先留言收藏,以后用得到 感谢分享
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非常的实用。
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好技巧 学习一下
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学到了,非常感谢
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很精华啊,我需要实操才能理解运用
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先收藏,嘻嘻,感谢老师分享
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学习了,原来还有这么多功能。
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这个方式太棒了,又学习了一招
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批量制作很不错,可以自己找模板了
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支持国产系统,现在越用越感觉到wps功能很强,兼容性好
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感谢分享,WPS功能强大,平常使用的真是的冰山一角
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学习了,很实用
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